介護の仕事をする上で【個人情報】の使用には十分に配慮する必要があります。気を付けたいポイントを解説します。

介護職の実態
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どうも、ケアニンあがちょ(@careninagacho)です(^^♪

世の中は、ネットやSNSによる情報が溢れていますよね。

そのおかげで、とても便利でもあり、助かっている事も多くあります。

しかし、その反面で個人情報は注意しないと危険にさらされることになります。

自分の身は自分で守りましょう。

あがちょ
あがちょ

今回は、介護経営をしていく上で、注意したい個人情報の取り扱いについて、気を付けるべきポイントを解説します。

この記事で分かる事

●介護サービスにおける個人情報の取り扱い。

●個人情報の同意の取り方。

●情報漏洩を防ぐポイント。

介護業界は個人情報があふれている

介護の仕事をしていると、個人情報を取り扱う場面が多くなります。

それは、介護サービスを安全に利用してもらう上でも、利用者本人の情報を周知しておく必要がある為ですよね。

例えば、在宅において介護サービスを受ける場合

主な個人情報のフロー

❶家族等より相談が包括支援センターなどの窓口に入る。→

❷包括支援センター等から、居宅支援事業所へ担当依頼が入る。→

❸居宅ケアマネが自宅訪問し、本人・家族の状況(生活歴や既往歴など)の情報収集(アセスメント)する。→

❹情報をまとめ、必要なサービス事業所へ利用依頼をかける→

❺各サービス事業所の担当者と連絡調整をし、担当者会議を開く(情報共有の場)→

❻各サービス事業所との契約を結んだ後に、サービス利用が開始となる。→

➐各サービス事業所内においても、利用者一人ひとりの情報共有がされる。

こんな感じですかね。

デイサービスやヘルパー、ショートステイ等、サービス事業所を多く利用される人は、より多くの外部者に個人情報を知られる形となります。

利用開始時

利用を開始する為には、アセスメント記録や病院等からのサマリー、担当者会議で交付されるケアプラン等を扱う事になり、それぞれの書類には個人の重要な情報が盛り込まれています。

日々の記録物

デイであれば利用時の様子(体調、食事量、機能訓練やレクなど)を記録していきます。入所施設においても、日々の様子を記載していく必要があります。

各サービス事業所においても、計画書の作成も必要です。

それぞれの書類に関しては、必要に応じて各機関と連携を図るツールとしてやりとりする事になります。

国で求めている書類以外でも、事業所の判断で作成している物もあり、個人情報が載っている資料はとても多い事が分かります。

個人情報使用の心得

個人情報を使用する上で、心得ておかないといけない事があります。

2005年4月に施行された個人情報保護法という法律がありますが、その中で取り扱いについて説明されています。

(利用目的の特定)

第15条 個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目」という。)をできる限り特定しなければならない。

2 個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的による制限)

第16条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

引用元:個人情報の保護に関する法律

また、厚生労働省による『医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取り扱いの為のガイドライン』によっても示されています。

【参考文献】厚労省ホームページ:厚生労働分野における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン等 (mhlw.go.jp)

【3分で解説】個人情報保護法についてわかりやすく説明します
出展:日本個人情報安全協会

こんな事、してないですか?

日々の業務や仕事以外での時間の中で、注意していないと個人情報漏えいに繋がるケースがあります。

あるあるケースを確認してみましょう。

書類の未整備

利用者の記録物が散乱していたり、外部者が訪問した時に見えてしまう場所に置きっぱなしにしている事はないですか?

また、社用車に書類を置きっぱなしにしている事もありませんか?

「これぐらい大丈夫だろう・・」

そんな安易な考えだと、利用者・家族にいずれ迷惑を掛けてしまうかもしれません。

電話や訪問者に教えてしまう

電話や訪問による外部者からの問合せで、

外部者
外部者

「○○さんは利用していますか?」「○○さんは元気ですか?」

といった電話を受けた事はありませんか?

スタッフ
スタッフ

「はい、利用されていますよ。とても元気に過ごされています」

なんて、安易に答えてしまうと、これも義務違反となります。

利用者本人や家族の同意がない限り、電話等での受け答えはいけません。

本人・家族の同意を得た上で、こちらから改めて連絡を掛け直す事を相手に伝える事が賢明です。

施設外での会話

プライベートな時間に、仕事の話をする事もありますよね。

特にお酒の席では、いろいろと言いたくなる人も・・・

スタッフA
スタッフA

○○さん、この前、デイサービス利用中に転びそうになってさ~・・

スタッフB
スタッフB

○○さんの家族は、すっごいクレーマーだから、気を付けたほうがいいよ・・

こんなやりとりをしてませんか?

仕事中の必要な場面以外では、どんな場面であっても、サービスを使用されている利用者・家族の名前等を出してはいけません。

守秘義務の順守を徹底して下さい!

個人情報の同意の取り方

文章による同意

基本的にサービス利用の契約時には、契約書・重要事項説明書、そして個人情報使用同意書をとっていると思います。

居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準

(秘密保持)

第23条 

3 指定居宅介護支援事業所は、サービス担当者会議等において、利用者の個人情報を用いる場合は利用者の同意を、利用者の家族の個人情報を用いる場合は当該家族の同意を、あらかじめ文章により得ておかなければならない。

引用:介護保険法令より

本人だけの情報ではなく、生活背景や支援体制、今後の意向などの情報を知るうえでは、家族の情報も必要となりますので、本人・家族の同意を文章で得ておかなければいけません。

口頭や電話による同意

一応、一般的には個人情報の同意を取る場合、電話や口頭でのやりとりでOKともされているみたいですが、その際にはボイスレコーダーでの録音が望ましいと思います。(ちなみに、ボイスレコーダーを取る際、相手から事前に了承をとる必要はないようです)

しかし・・前述した通り、介護保険下では文書以外では同意した事にはならない為、口頭で良いという認識は捨てましょう!

注意!SNSなどを使用しての写真掲載の場合

氏名や生活背景、既往歴などについては、介護サービス利用する上で必要な情報ですので、本人・家族から同意を頂くことが必須条件です。

しかし、お便りに載せる写真やSNSに上げるような写真の場合は、サービス利用する上で必須ではありませんよね。

本人・家族としては、同じ個人情報であっても必要に応じて同意しなくても良い訳です。

その為、契約時に同意をもらえたからといって、事業所の勝手な判断で写真掲載をする事はNGとなります。

肖像権侵害にも繋がります!

つまり、同意書の文面または別紙にて、写真掲載やSNS活用に関する内容を記載した上で、説明と同意を得ておく必要があります。

情報漏えい防止のポイント

個人情報の取り扱いに十分注意する事は分かりましたが、漏えいを防ぐ為にも気を付けるポイントを紹介します。

❶普段から事務所内の環境を整える。

書類が山積みになっていないか、カルテ庫にカギを掛けているか等のチェックをしましょう。いらない資料は即シュレッダー。『誰かが見ている』という認識を持ちましょう。

❷個人データが入った物は持ち出さない。(自宅に持ち帰る事はしない)

在宅ワークになった場合は、十分に注意して下さい。

❸FAXを送る際に、○○ながらをしない。

個人情報漏えいの原因の約半数がFAX含めた紙媒体だそうです。電話をしながらだったり、別の事をしながらだと間違えて送ってしまう原因にもなります。送り先に間違いがないか、送信ボタンを押す直前にも再確認をしましょう。

❹事業所パソコンへの私物のUSBは使用しない。

ウイルス感染の恐れもあります。どこかに落としたり、無くしたりしたら最悪です(゚Д゚;)

➎プライベートな時間、施設外では利用者の話しをしない。

飲み会やランチでも仕事の話をする事はあるでしょうが、会話内容には注意を。『誰かが聞いている』という認識を持ちましょう。

❻外部からの電話対策に対しては、フローチャートを電話付近に掲示しておく。

「申し訳ございませんが、お答えすることはできません」「こちらから改めて連絡を入れますので、ご連絡先を伺えますでしょうか?」など。

❼同意書の確認

利用者の写真掲載やSNS活用をする場合は、事前に説明と同意が必要です。文書の確認を。

漏えいした場合の罰則

情報漏えいにより、民事や刑事上の法的責任を負わされることだってあります。

個人情報を漏えいしたと見なされた場合、必要に応じて立ち入り検査が行われ、勧告や命令を受けたりします。

命令に違反すると、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の賠償が科されます。

それ以上にスタッフ個人や事業所にとって痛手を伴うことは、個人への不信感や拒絶感を持たれたり、事業所としても信用力低下やクレーム等、事業運営をする上で多くの代償を払うことにも繋がりますね。

辛い思いをする前に、改めて事業所において個人情報に関する取扱いの共通認識を図りましょう。

勝手に個人情報を漏えいすると大変なことに・・・

まとめ

ここまでお読み頂き、ありがとうございました。

昔に比べて、情報社会の中で個人情報に関する規則やルールが厳しくなっています。

たかが個人情報』では済まされません。

安心して介護サービスを提供する上では、利用者・家族と事業所やケアマネ・他事業者と事業所との信頼関係があっての事ですよね。

信用を潰すような行動をとらない為にも十分に注意したいものです。

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